Cómo redactar un email formal en inglés

La redacción de cartas o emails formales es una de las habilidades que es importante trabajar a la hora de preparar los exámenes de Cambridge. De hecho, es una de las opciones que se nos puede presentar en la parte del Writing, por lo que vamos a ofreceros una serie de consejos que os ayuden a preparar este aspecto para el First Certificate.

Lo primero que hay que tener en cuenta para redactar un email formal en inglés es que suele ser algo más informal que la carta tradicional, y también que el grado de formalidad dependerá de la relación que tengamos con nuestro receptor. Una vez que tengamos esto claro, es hora de ponernos a redactar, empezando por el asunto del email.

ASUNTO

El asunto, o subject, expresa el motivo o la finalidad del email. Por tanto, debe ser conciso y directo para que el receptor pueda entender perfectamente de qué va a tratar el email solo con leer el asunto.

SALUDO

La forma que utilizaremos para redactar nuestro saludo dependerá de si conocemos el nombre del destinatario o no.

• Si conocemos el nombre del destinatario comenzaremos siempre con la palabra dear, seguida del tratamiento y el apellido de nuestro receptor. Ejemplo: Dear Mr. Jones.
• Si no conocemos al destinatario podemos optar por un simple Dear Sir or Madame, o bien por una fórmula más anticuada como To whom it may concern.

CUERPO

Lo primero que debes hacer es presentarte. La forma más sencilla es utilizando la estructura My name is… A continuación, tienes que explicar el motivo del email, para lo cual podemos utilizar expresiones del tipo:

• I am writing in reference to / I am writing with regard to (Le escribo con respecto a).
• I am contacting you to (Me pongo en contacto con usted para).
• In replay to your email (En respuesta a su email).
• I am writing in connection with (Le escribo en relación a).

Una vez explicado el motivo de tu email, es el momento de redactar el resto del cuerpo, siempre utilizando un lenguaje formal y directo. Como habrás comprobado en los ejemplos anteriores, en los emails formales se suelen evitar las contracciones y, por supuesto, las abreviaturas. También es recomendable que escribas párrafos cortos (de no más de cinco líneas) y que estén separados para dar una sensación de orden y facilitar la lectura.

CIERRE Y DESPEDIDA

Dependiendo del asunto del que trate el email utilizaremos diferentes expresiones para cerrar el texto:

• If you need further assistance, do not hesitate to contact me / If you have any questions, do not hesitate to contact me (Si necesita más información o si necesita ayuda, no dude en contactar conmigo).
• Let me know if you need anything else (Si necesita algo más, hágamelo saber).
• Thank you in advance
• Thank you for your help.
• I look forward to hearing from you (Espero noticias suyas).

Una vez cerrado el texto, es hora de despedirse. Para ello existen varias fórmulas de cortesía como:

• Yours sincerely,
• Yours cordially,
• Yours faithfully,
• Respectfully,
• Best regards,

Lo mejor para practicar esta estructura es que te plantees diferentes supuestos y redactes varias cartas. Si quieres más recomendaciones sobre cómo prepararte para el examen puedes consultar nuestro post sobre consejos prácticos para aprobar el First.